検索キーについては前の記事も参照してください。
検索キーとは、その勘定科目や補助科目部門などにたどり着くための道案内です。これが間違っていると目的地（補助科目等） にたどりつくことができません。絶対に注意していただきたいのは、補助科目の検索キーです。勘定科目は自分で新規に科目を作成しない限り、 規定値が書き込まれています。ところが補助科目の検索キーは自分で設定することとなります。
次のような間違いは絶対にさけてください。一例を挙げて説明します。
得意先に「中央商事」という会社があったとします。一人で入力していればあまり間違いはないでしょうが、 Ａさんはローマ字入力で普段から「チュウ」を「CYUU」と入力しますから検索キーを「CYU」としました。ところがＢさんは普段から 「TYU」で入力しています。どちらもローマ字入力では変換されます。ＢさんはTYUで売掛帳に入力しようとしてヒットしないので、 新規の得意先だと思って売掛金の補助を作成してしまいました。こうなると、同一の会社の補助が複数あることになり、誤った処理です。
これを避けるためにはローマ字表記の統一が必要になります。