会計ソフトに入力するデータの順序として、現金、預金、売掛発生（請求）、買掛発生（相手からの請求）、その他（手形など） という順番で、それぞれ現金出納帳、預金出納帳、売掛帳、買掛帳で入力するという方法を推奨してきた。今回のポイントは売掛金の入金 （振込みなど）の入力についてである。売掛金の入金取引（振込みなど）だが、預金出納帳を日付順に入力していけば、 残高がその都度更新され誤った金額を入力すてばその場で気がつく、というのが理由だ。しかし、これは会計事務所で入力するような、 まとめ入力というか月単位の入力のことを念頭においた方式ではないかと気がついた。
あるお客さんの入力を見ていたら、売掛金の回収取引を売掛帳で入れている。もちろん、通帳を見ながら入力しているのだが、 預金出納帳で普通預金に入力のとき、売掛金の振込みのところにくると、売掛帳に切りかえて入力している。「なるほど」と思ったのは、 ここで売掛金が請求金額どおり入っているかチェックしているのだ。入力が終わると再度預金帳に切りかえて、預金の残高を確認している。
企業で会計ソフトを運用する場合、会計事務所と違って、さして、スピードは要求されない。売掛帳で入金額を入力していて、 入金額が請求と違うようなら、入力を中断して、その場で得意先に問い合わせてもいいわけだし、むしろそのほうがよい。みていると「なるほど」 と思うこともよくある。
今までは会計事務所の視点で「効率よい入力」を考えてきたが、考え直す必要があると痛感しました。