税理士 阿部隆幸

５月は３月決算法人の申告で大抵の税理士事務所にとって繁忙期だ。

確定申告のときもそうだったが、GROOVEを使って初めての５月ということで、 事務所のルールをやや改定した。

決算、申告書の作成を一つのプロジェクトとすると、このプロジェクトは有期（期限がある）である。有期のプロジェクトには、 それ専用のワークスペースがあったほうがよい。

もう一つ、普段のワークスペースは事務所のメンバーとお客さん双方がメンバーである。ところが、 事務所内部での進行状況などの管理は別個のところでやるべきであり、これは、上記のサブプロジェクトである。したがってメンバーも違う。

以上から事務所内部の決算専用ワークスペースを作って作業することとした。結論から言えばこれは十分な成果があったと思う。 さらにGROOVEがなければ絶対できないことが、 他の税理士との共同作業だ。決算、申告業務で、他の税理士と共同で受託しているものがある。この場合でも、 GROOVE内で作業すれば意識せずとも作業結果 （成果物：具体的には会計データのファイルであり、様々な検討資料であり、科目明細等である）の引き継ぎが終わっている。

確定申告時期にも書いた記憶があるが唯一残念なのが「魔法陣」だ。永年申告ソフトは「魔法陣」を使っているが、ファイル管理が独自であり、 単純にデータ共有ができない。使いやすいソフトだけに何とかならないかと思う。

Grooveに、 音声メッセージの機能があることに最近気がついた。これは使い方によっては非常に便利なツールだ。

音声チャットについては最初から気がついており試してみたのだが、これはワークスペースのメンバー全員が対象。 面白いとは思ったが何やらトランシーバーで話しているようで、実際に使う場面を想定し難かった。ところが音声メッセージは使える。 要は音声でメールを送るという機能で相手を特定できる（CCメールのように使うこともできるが） 。

気がついたのはお客さんからきたメッセージにスピーカーのアイコンがついている。もしやと思いボタンをクリックすると無音。 どうやら間違って録音ボタンを押したようだ。よくみるとメッセージの画面に録音ボタンらしきものがある。 試してみると実に簡単で録音ボタンを押してマイクで話し、終われば同じボタンを押すだけ。後は送信。 私のPCはSKYPE用の電話機がさしてあるので実際は電話機を使う。

さてどういった用途が考えられるか？まず、急いでいてキーボードを打つ余裕がないとき「これから出かけます。 すみません10分遅れます」 というような使い方。これはたまに使っている。始めてメッセージが届いた相手は「何だ。カラのメッセージを送ってきて」 とおもうかもしれないが大抵は気がついて聞いてくれる。

もう一つ、キーボードを打つのが苦手な人でもメールが使えるようになる。これは大きい。 一時話題となったデジタルデバイドを解決するツールでもあるわけだ。

ただ、気をつけなくてはいけないことは、相手の状況を念頭に置くこと。 受信者が会議中にメッセージを開き何気なくボタン押したら大音量でスピーカーから音声が、ということにもなりかねない。

まだまだGrooveには知らない機能がたくさんありそうだ。

ベータ版導入が去年の7月だから、 10ヶ月経過しようとしている。 お客さんのところも大分入ってきたので、このあたりで今までの経験をまとめておく。これから導入を検討する場合も、 どのくらいのスペックのPCなら動くかということは興味のあることであろう。 以下のお話は私の実体験であるが、様々要因が左右するので原因の切り分けは不可能であることはお断りしておく。

3月決算が終わって一息つきたいところだが、 使った資料で保存しておくべきもの、破棄するものを区分して整理しなければならない。紙の整理は苦手だが、パソコンの中は、 わりあいきれいだと自負（他の人のをみたわけではないが）。

参考になるかどうかわからないが、ちょっと書いてみます。