仕事の中で「探す」ということに費やす時間はどのくらいだろう。先日、マイクロソフトのGrooveセミナーで、 「探す」ことに費やす時間は３０％もあるという話しがあり、あらためて考えてみた。 およそ工場や工事現場で材料や工具を探すのに3割も時間をとられているということはあり得ない。 これは管理や事務の仕事の話しであろう。
探すといっても書類を探すだけではない。請求書を発行する場合、まずプログラムを起動するためにアプリケーションを探す、データを探す、 得意先名や商品コードを探す、前回の請求実績を探して参考にする、こんな具合である。税理士の仕事では、 会計処理をするため必要な資料を探す、税法上の判断をするため法令や通達を探す、などである。
確かに改めて考えてみるとこの「探す」時間は膨大である。ひるがえって考えてみると、仕事の効率化とは、まず、 探す時間を短縮することであるともいえる。しかし、今の時代にわしい探し方、資料の整理の仕方が身についているかといえば、訓練は、 まだまだという感じがする。
例えばショートカット。毎日使うアプリケーションをいちいちスタートから始めて探していくより、 ショートカットをデスクトップにおいたほうが、早い。しかし、やたらデスクトップが賑やかになると、また探さなければならない。 人間が一度に判断できる範囲は限られている。
スキャナの活用。紙文書を探すより、文書をスキャンしてOCR処理すれば検索は楽になる。 検索ソフトも随分性能が上がっている。
などなど考えて「探す」時間の短縮に挑戦中です。