税理士 阿部隆幸

大胆な呼びかけですが、経理ナビの出納帳・通帳（預金出納帳）については、こう割り切ってしまうのが、使い方のコツです。順次説明します。

 経理ナビの帳簿の特徴

経理ナビの出納帳・通帳（以下、預金帳等といいます）は、入力時に、「経費」「その他入金」「その他出金」「給与」「賞与」 という取引区分から選ぶ必要があります。お気づきですか？売上や仕入、売掛回収や買掛支払の入力ができないのです。これらは、 請求書を発行する、仕入を登録することにより、あらかじめ記帳済みなのです。給与や賞与も経理ナビで明細を作れば記帳は終わっていますから、 実際には、この取引区分を使うことはないでしょう。

これは、経理ナビが売掛金の管理や支払の管理を、まず、第一の目的としているからです。請求書を発行する、その回収を管理する、 買掛金の支払管理をする、給与の計算をして明細を作る、これらの仕事を「経理」と呼ぶことにします。これら、 どうしてもやらなければならない仕事をすると経理ナビは、自動的に帳簿の重要な部分を作ってくれるのです。

経理ナビの預金帳等は、会計ソフトの現金出納帳などと違って、帳簿からは「入力できない項目がある」 この意味をしっかりと理解しておきましょう。

 経費や借入返済はどうする

これらは、預金帳から入力することができます。しかし、これらも帳簿から入力せず「取引カレンダー」の「経費の入力」「その他出金の入力」 から入力するようにしましょう。これらは帳簿から入力することもできますが、すべて入力は「取引カレンダー」からと割り切ってみましょう。

入力が終わったら帳簿を確認

入力が終わったら「預金通帳」や「現金出納帳」を開いてみてください。手元の通帳と残高を照らし合わせてみてください。「帳簿はつけるな！ できている！」の意味がお分かりと思います。

経理ナビの帳簿を使う上で、理解しておきたいのが「口座間振替の入力」です。

普通預金から引き出した

普通預金に現金を預けた

Ａ銀行普通預金からＢ銀行普通預金へ預け替えた

などは、「口座間振替の入力」で登録します。

 入力の方法

取引カレンダーを開くと「取引の入力」の中に「口座間振替の入力」という項目があります。預金通帳や現金出納帳も、同様に 「口座間振替の入力」ボタンがあります。いずれも、ここから「口座間振替新規作成」へとすすみます。

この画面で「出金元」と「出金先」を指定します。

普通預金に預け入れたのであれば「出金元」を現金とし「入金先」をAA銀行普通預金とします。 金額を入力したら摘要は「AA銀行へ預け入れ」 などとしておきます。この摘要は、仕訳として書き出すときの「摘要」となります。

 仕訳は2本で出る

口座間振替の入力で、登録したものは、2本の仕訳として書き出されます。

上記の例では

（借方）複合／（貸方）現金

（借方）普通預金／（貸方）複合

「複合」は複式仕訳を入力する場合の特殊科目です。

会計ソフトに仕訳を取り込んだ後で、気になるようでしたら、1本の仕訳に訂正してください。

（この説明が分からない方は、なにもせず複合勘定が残っても何も問題はありません）

 定期積立は

口座間振替の入力といっても定期預金や定期積金をどう扱うかという問題があります。

これはこれらの固定性の預金を「資金」と考えるかどうかによります。このあたりは、「資金とは？」 を参考にしてください。

ここでは「資金」と考えない運用を推奨しておきます。

資金扱いしない場合の入力

AA銀行普通預金口座から毎月5日に10万円定期積金が振り返られる、 という事例で記載します。

１）設定メニューの「経費その他設定」で「新規」ボタンを押して、項目を新たに作成します。名称は「AA銀行積立」 などとし、取引区分は「その他出金」、税処理は「税なし」、出金口座を「AA銀行普通預金」 とします。この際金額も登録しておけば、なお便利になります。

これで、このAA銀行定期積金が入力できるようになります。

取引カレンダーの「経費その他」から「その他出金の入力」で「AA銀行積立」 を選びます。預金通帳から入力する場合も同様です。相手先で「AA銀行積立」 を選んでください。しかし、くどいようですがカレンダーからの入力を推奨します。

請求書の発行や売上の入力、仕入の入力では、「回収日」「支払日」を必ず登録してください。経理ナビは、 資金収支を計算することを前提として作られていますから、実際にお金が動く日にちは「必須」の項目です。

1個から二つのデータを生成

売上（請求）したということは、債権が発生したということであり、この債権は期日がくれば資金＝現金・預金になります。支払も同様です。 掛けで購入したものは、期日には支払をしなければなりません。

経理ナビは「売上」「仕入」＝債権・債務の発生というデータを作ると同時に回収・支払という予定データを自動的に生成しています。 この回収日・支払日という項目が入力されないと、この予定データを作ることができません。これでは経理ナビを使う意味がありません。 単なる請求書発行ソフトになってしまいます。

回収日がわからない

場合によっては回収日が特に決まっていない、わからないという場合もあるでしょう。しかし、この場合でも必ず入力してください。 規定値＝特に指定しない場合は、翌月の末日になりますから、そのままにしておきます。

「お支払期限」をプリントしない方法

請求書を作成すると「お支払い期限」が、プリントされるので、回収日が決まっていない場合は空白にするという例をみかけました。この 「お支払期限」は、請求書印刷メニューの「詳細」設定で、「支払期限を印刷する」のチェックをはずすと印刷されません。  

得意先からの入金が予定通り入ってこない、月末が日曜日で、月末回収予定のものが、翌月になってしまった、などという場合があります。 経理ナビの預金帳等では、回収予定日に予定金額がブルーで表示され残高が計算されていますから、実際の通帳とは残高が違ってしまいます。 このような場合は、次の手順で、回収予定日を変更してください。支払予定日も同様です。

帳簿での回収予定日の修正

回収予定日を変更したい行にカーソルを合わせてダブルクリックします。

売上回収帳画面に切り替わります。

売上回収帳で変更したい行の「左端」にカーソルを合わせてダブルクリックしてください。

回収修正メニューが立ち上がります。ここで、回収予定期日を変更してください。

回収予定期日が分からない、未定という場合は、とりあえず月末を指定してください。

月末で預金残高をチェックし残高照合している場合は、とりあえず翌月の日にちを指定してください。

請求金額を3回に分割して回収する契約で販売した場合には、 次のように回収予定日を登録します。

例

3月末に150万の請求書を発行し、 下記の期日に回収予定

4月末50万

5月末50万

6月末50万

3月末に150万の請求書を発行 （売上を登録）すると売上回収帳では、下図のように150万が4月30日回収予定として登録される。

4月30日の回収予定の行に移動し右クリック （または編集メニューを選ぶ）すると、「関連取引の入力」というメニューがあるので関連取引を追加する。同一操作を、 もう一度行うと回収を3回に分けて登録できるようになる。

4月30日の金額を50万に訂正し、 それぞれ5月31日、 6月30日に回収予定金額50万を登録する。

売上代金の一部回収や分割支払いの場合も同様です。

ポイントは関連取引の追加です。

経理ナビのヘルプにQ&Aがあり、 事例が載っています。

経費の支払いをクレジットカードで行う場合

受取手形や支払手形の取扱い

分割回収

当月回収分と翌月回収分をまとめて受け取った場合

など、かなり具体的な運用が載っています。

こんな使い方もできいたのか、と気づくこともあると思います。

目を通してみてください。

クレジットカードでの支払いについては、経理ナビのヘルプ（Q＆ A） C011に説明がありますからそちらを参照してください。

会計ソフトへの仕訳取り込みを前提とした運用

次のようにやってみてください。

１．設定メニューの「資金設定」でカード会社を登録する。

（例：金融機関名　「BIZAカード」 　預金区分　「その他１」）

２．カードで支払った場合、次のように登録する。

（例：BIZAカードでパソコン購入）

通常の経費登録と同様だが「出金口座」をBIZAカードとする。

３．カードの決済日に「口座間振替の入力」で「出金元」をAA銀行とし 「入金先」をBIZAカードとして、 決済金額を入力する。

カードでの支払いは、勘定科目が多岐にわたる可能性があり、個別に仕訳として取り込むためには、上記のように運用してください。

会計ソフトへ個別の仕訳を取り込まない場合

カード会社を「仕入先」として登録すれば、簡単です。

しかし、仕訳書き出しでは仕入先と勘定科目が1対1で対応している必要があり、 カード支払いは、通常は勘定科目が多岐にわたるため、カード決済の仕訳のみ取り込むこととなります。 明細は会計ソフトで入力してください。

ただし、カードで支払うものがETCだけであるとか電話代だけであるような場合は、 この方式でも運用は可能です。

経理ナビを使い始めるためには、もちろん最低限度の項目設定が必要です。普通の販売管理ソフトや、会計ソフトを使ったことがあると、 データを入れるためには「開始残高」を登録してからと考えてしまいます。しかし、経理ナビは、得意先設定や仕入先設定の「開始残高」 の登録をせず、いきなり使い始めましょう。

開始残高の登録は何のため

開始残高は1回しか登録できません。 根本的な問いかけですが「開始残高」とは何ですか？今現在の残高ですか？何のために登録するのでしょうか？

経理ナビを使う目的は資金収支を計算するため、資金予測のためのはずです。経理ナビでは、次の帳票が「今現在」 を正しく表示していることが大切です。

１．売掛残高一覧表

２．売上帳

３．売上回収帳

４．買掛残高一覧表

５．仕入帳

６．買掛支払帳

これを正しく表示するための「開始残高の登録」。確かにそのとおりですが、この残高は日々変わっていきます。

開始残高を登録する余裕があれば別ですが、むしろ、今すぐ請求書を発行する、支払を管理するなどの実戦的な使い方をしましょう。 残高登録に何日もかかるようなら、その都度修正が必要になってしまいます。

残高を正しく表示させるために

今現在の残高が正しくないと、いつまでも運用を始めることができません。そこで次のような方法がお勧めです。

これから（本日以後）に回収予定がある売上

これから（本日以後）に支払わなければならない仕入

これだけをリストアップしてください。

リストアップする項目は次の3項目です。

１．相手先

２．金額

３．決済期日（回収予定日・支払予定日）

リストができたら、取引カレンダーで請求書を発行した日にちに移動し、そこで売上と回収予定日を登録してください。仕入も同様です。

これで準備完了です。もし、運用を始めて「漏れ」に気がついたら、すぐに補正してください。

帳簿や集計表の意味を考える

売掛残高一覧表は何のためにあるのでしょうか？これは、これから回収する予定のもの管理するためです。予定通り回収されれば「消し込み」 処理をし、予定期日に入金がなければ再請求等が必要です。

買掛残高一覧表は、「どこに、いくら、いつ」支払いがあるかという資金需要を管理するためです。

開始残高の登録に手間取るより「登録しない」という割り切りが必要です。「過去」ではなく「将来」が大切なのです。