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得意先台帳・仕入先台帳・商品台帳は既存のものがあればインポートして使うことができます。住所などをもう一度入力する必要はありません。 ぜひ試してみてください。思いの外簡単です。
次の手順でやってみてください。商品台帳を例に説明します。これがうまくいけば請求書も簡単に入力できるようになります。
１．経理ナビの設定メニューから商品設定を選ぶ
２．一つだけ入力してください
３．ファイルメニューからエクスポートを実行
下記のようなファイルができます
４．このファイルの1行目に項目あります。 この項目にしたがってデータを入力（既存のものからコピー・貼り付け）
５．完成したらCSV形式で保存
６．経理ナビの商品台帳を開いたままファイルメニューからインポートを実行
必須項目とそうでない項目があります。
うまくいかない場合はエラーメッセージが出力されますから、これを参考にファイルを訂正してください。
マニュアルの２６３ページに詳細があります。
下の画面は、経理ナビの得意先新規登録の画面ですが、この中に「検索キー」という項目が二つあります。これは、 システム上は必須入力項目ではありません（これを入れなくても登録できる）。しかし、これは運用上では絶対必要な必須項目です。あとで、 この記事などを読んで訂正することがあるとしても迷わずローマ字の「読み」を入力してください。
「富士商事」の検索キー
検索キー１ FUJI
経理ナビだけでなく、ビズソフト会計でも、様々な場面に検索キーは登場します。検索キーとは、そのデータにたどり着くための案内役です。 得意先にせよ、摘要にせよ、使えば使うほど数が多くなっていきます。たどり着くための案内役が優秀かどうかで、使い勝手が全く違ってきます。
経理ナビもビズソフト会計も検索キーとフィルタリングの組み合わせで検索します。
富士を例にしましょう。
請求書を富士商事あてに発行しようとしています。請求書の得意先入力ボックスで「F」 キーをタッチすると検索キー「F」 が設定されているもの以外は見えなくなってしまいます。 フィルタで残ったものが数個ならすぐに目的の富士商事を見つけ出すことができます。
便利だなと思います。しかし考えてみてください。もし検索キーを入力していなかったら、Fをタッチした瞬間に目的とする 「富士商事」は見えなくなってしまいます。
全く検索キーを使わず、いつもアタマから探していくなら、それでもよいでしょうが、様々な理由から検索キーは必須です。面倒がらずに、 入力してください。
ここでも何度か検索キーについては書いてきました。
下記の記事を参考にしてください。
検索キーも使い慣れてくると、独自のルールを決めている方がいます。ご紹介します。
あなたの会社が川口市にあるとします。必然的にアタマが「川口」で始まる取引先が多くなります。川口商事・川口印刷・ 川口郵便局などなどです。この場合検索キーとして「KAWAGU」 などと設定してもせっかくのフィルタがたいして役にたちません。
そこで
KAをアタマにS、 I、 Yをプラスするというルールはいかがでしょう。 是非お試しを。
ちょとしたポイントですが、使い勝手が全く違います。この方式を考えついたお客さんに感謝！
以前 「帳簿はつけるな！できている！」と書きましたが、これを知ると益々そう思うようなことがあります。それが「一括入力」。
これを覚えると1月分まとめて、 一気に帳簿をつけてしまうという離れ業ができてしまいます。
ナビゲーションバー（初期設定では表示されているはずですが「ホーム」「売上」「仕入」などとアイコンがついたバーです） のホームをクリックすると、「一括入力」アイコンがあります。これを開いてください。
このシートに、買掛金以外の毎月の支払いを登録しておき、「取引一括作成」ボタンを押して月を指定すると、 ここでシートに登録した取引すべてが預金通帳や現金出納帳などの帳簿に転記されます。 いちいち帳簿に入力しなくても一括して記帳が済んでしまいます。
シートは「毎月」と「隔月」に2枚があり、 もちろん中身は空白になっています。しかし便利な使い方としては、銀行の口座ごとにシート作っていったほうが便利です。 シートは何枚でも作れます。
例をあげて説明しましょう。
AA銀行普通預金の通帳をみてください。 毎月次のような動きがあります。
5日 電話代自動振替
15日 リース料30,000円
20日 借入返済
このうち、電話代と借入返済は、毎月金額が違います。リース料は金額が同じです。
このように支払いをみてみると決まった日に、ほぼ同じ金額というパターンと、決まった日に同じ金額のものがあることが分かります。
これらをシートにすべて登録してしまいましょう。
この場合「ほぼ毎月同じ」ものをどうするかということですが、「だいたい」の金額を登録するか「ゼロ」で登録するか、いずれかです。 どちらでもよいと思います。
どちらの方法でも、「取引一括作成」で帳簿を作ってから、実際の金額に訂正します。
「だいたい」の金額を登録しておくと、帳簿が先行して記帳されている（将来の通帳が記帳されている）ことになります。経理ナビでは売掛回収・ 買掛支払の予定は先行してブルーで記帳（未確定としして）されていますから、これだけで、 月末までや翌月までの資金繰りが明確にみえるようになります。
一括入力の続きです。まず 「一括入力をご存じですか」をお読み下さい。
一括入力を使うとシートに登録した取引をまとめて入力できます。
設定メニューの「経費その他設定」で毎月の自動引き落としなどを登録する。
一括入力を開き新規シートを作成（ＡＡ銀行普通預金など）
作成したＡＡ銀行一括入力シートに「経費その他設定」で登録した取引を登録
登録が終わったら「取引一括作成」ボタンを押して帳簿に入力したい月を選択
上記のように、あらかじめ、毎月ある支払い（電話料、リース料、返済など）を登録してあったほうが、 一括入力シートの作成が素早くできますが、一括入力シートの画面からでも直接登録することもできます。
この場合は一括入力シートの取引区分で「経費」「その他入金」「その他出金」のいずれかを選択し「詳」区分をダブルクリックすると 「経費修正」という画面が出てきますから、ここで設定してください。
請求書や見積書には「明細設定」ボタンがあります。
このボタンを押すと下記のような明細設定ダイアログが立ち上がり、項目の名称を変更することができます。
ここでは「品名」を「現場名」に、「備考」を「作業日」に変えてみました。こうすることで、 より自分にピッタリの請求書や見積書を作成することができます。
同様に「送付メモ」も変えることができますので、お試しください。
経理ナビには「仕訳書出」機能があります。経理ナビで作成した請求書や、売掛・買掛管理の作業結果、作成した給与明細は会計ソフトの 「仕訳データ」として書き出し、会計ソフトで、これを取り込むことができます。経理ナビを使い始めると、どうしても気になるのが「仕訳書出」 です。ここらで、私の体験をまとめておきたいと思います。
まず、第１回は、私の「仕訳書出」についての、基本的な考え方、そもそも論です。詳細は 「簿記の新しい可能性とビズソフト経理ナビ」として書いておきましたので、そちらをお読みください。
私の定義では会計は経理の一部です。
経理とは、企業（会社組織でない事業者でも）が、どうしても、やらなければならいこと、請求事務、支払管理、給与事務、金銭管理、 そして決算、税金等々一切のことをいいます。会計とは、その出口が決算につながる業務です。会計は経理の一分野であり、複式簿記による記帳・ 決算書の作成を指します。
会計ソフトの役割もつきつめれば、帳簿の作成と集計、そして決算書の作成です。しかし、考えてみれば「仕訳」と呼ばれる会計のデータは 「請求書を発行した」「請求書を受け取った」「売掛金を回収した」「給料を支払った」「営業経費を使った」 などの事実を複式簿記のルールで書いたものです。
とすれば、コンピュータを使って、これらの経理をやっていれば、これらのデータは残っているはずです。
これを「仕訳」＝複式簿記のルール＝に手直しすれば「会計」は自動化できるのではないか？
これが経理ナビの仕訳書出というわけです。
経理ナビで企業の経理が全部間に合えば、ずいぶんと手間が省けそうです。しかし、一部だけでも随分違います。 コンピュータには転記ミスがありません。請求書発行データを書き出すことを考えてみましょう。
売掛金の発生（売上の請求）を複式簿記では
日付 借方 売掛金 貸方 売上 金額 ××
と記述しますが、この金額は請求金額のことです。
この金額は、実際に相手に渡した経理ナビの請求書の金額から「仕訳書出」するのですから金額の間違いようがありません。 楽なだけでなく正確な帳簿ができるのです。
仕訳書出は、一部だけ使っても十分有効なのです。
仕訳書出をやる前に、その仕組みを理解しておきましょう。もし、失敗することがあっても仕組みが分かっていれば対処は簡単です。
ルール１
仕訳書出は、CSVという形式のテキストファイルを介して行われる。
経理ナビで請求書を発行した場合を例にします。
請求書を発行するという行為には会計上「仕訳」データとして認識できる次の項目が含まれています。
１．請求日付
２．相手先
３．金額
４．請求内容
このデータは、このまま会計仕訳のデータと置き換えることができます。
１．の請求日付は仕訳の「日付」であり、２．の相手先は売掛金の「補助科目」３．は金額、４．は摘要です。
経理ナビの「仕訳書出」昨日は、経理ナビで作成された請求書の内容から、会計ソフトが「仕訳」として認識できる形式で書き出す機能です。
一方、会計ソフトは仕訳のデータを、そのソフト特有の形式で持っています。会計ソフトが、CSV等のテキストファイルを読み込む機能があれば、 経理ナビの仕訳書出機能で作成されたファイルを取り込むことができます。
書き出したファイルはCSVという形式のテキストファイルですから、 一度「メモ帳」等のテキストエディターで開いてみてください。 カンマで区切られた数字や日本語の羅列になっているのが分かります。これを表計算ソフトでCSV形式を選択して開くと、 きちんと1行で1データになっていることがわかります。
ルール２
勘定科目の指定
複式簿記の基本ですが、複式簿記のデータは最低限の項目として次の4項目のデータで1セットとなっています。
１．日付
２．借方科目
３．貸方科目
４．金額
経理ナビの請求書を例に考えてみましょう。
売上の請求書だから「売上」であるこことはわかります。
これは仕訳としては次のように書きます。
（日付)請求日付
（借方科目）売掛金
（貸方科目）売上
（金額）請求金額
しかし、これは一般的な勘定科目であり、会社によっては（売掛金）でなく（未収入金）という科目を使っている場合もあるでしょう。貸方の （売上）という科目も様々で業種によっては（収入）で、あったり（完成工事高）という科目を使っているかもしれません。
経理ナビの仕訳書出は「初期値」が設定されています。借方科目は「売掛金」であり貸方科目は「売上」です。 何もしなければこの勘定科目で書出ファイルが作成されます。
このことは、むしろ仕入のほうが重要で、初期値は「仕入」と「買掛金ですが、「材料費」とか「消耗品費」 とか様々勘定科目で書き出す必要がありますから、勘定科目の指定をしてから「仕訳書出」をするという2番目のルールを覚えてください。
実はビズソフト会計には「項目置換」という機能がありますから、もし勘定科目の指定をせず、取り込んでしまっても、 取り込み後に会計ソフト側で修正が可能です。
ルール3
取り込みデータは上書きされる。
これは、経理ナビというより会計側の仕様ですが、ビズソフト会計のように、データを取り込むことができる会計ソフトは、取り込み段階で、 その会計ソフトに適合したデータであれば取り込んでしましまします。つまり同一のデータを何度でも取り込むことができるということなります。 是は困った問題で、仕訳がダブってしまいます。
経理ナビは、このことを避けるために一度、仕訳として書き出したデータと、そうでないデータを区分する仕組みを持っています。
仕訳取り込みを二重にしてしまうとミスを防ぐ仕組みは「経理ナビ」側にあるということです。
このあたりが基礎知識です。
阿部事務所（私の） ホームページを久しぶりに更新（というか全面的な作り直し）しました。
コンテンツ（内容）としては、経理ナビに重点をおいています。
このBlogとの関係で言えば、Blogは「早く」をモットーに。ホームページは、「体系的に」と考えています。
まだ、作成中のところも多いのですが、ホームページもご覧ください。