税理士・ITコーディネータ　阿部隆幸

ビズソフトの社長の経理ナビで 「受注管理」ができなかいかと思いついた。いきなり応用編だが、結論からいえばこれで十分可能。

使う帳票は「請求書」と「取引一覧表」。ここで言う「受注管理」は次のようなイメージであり、 小規模企業がこれをやろうとすると結構大変であるが、みんな苦労しながらやっている。

受注から代金回収まで、およそ次の順番で推移し、常に「今」がどうなっているかが個別にわからなければなない。

ビズソフト会計や社長の経理ナビには「検索キー」というものがある。会計であれば勘定科目、補助科目、仕訳や辞書のライブラリ（辞書） に振ることができる。社長の経理ナビでは得意先、仕入先、従業員などの台帳（マスター）に振ることができる。 この使い方がソフトの使い勝手を決定するといってもよい。

社長の経理ナビの請求書機能の概要を理解しておこう。これで請求書を作成すると、次のことが自動的に終わっている。

１、取引一覧表に「売上」データが登録される

２、取引一覧表の「回収」データが登録される

３、収支予定表の「売上」と「回収」が登録され収支計算が行われる

４、取引カレンダーの売上期日と回収期日に登録される

５、登録した回収期日が到来すると「期限が過ぎた回収」として取引一覧表が表示される

社長の経理ナビについて、いくつか質問がきていますので順次記載していきます。まずは請求書。請求書を作成するには「いきなり」 方式と「準備周到方式」があります。どちらも結果は同じです。
「いきなり」方式は、ワープロやエクセル等で請求書を作成すつのと同様に請求書を発行するとき、「得意先」や「商品名」「金額」 などを記載します。しかしワープロと違うのは各項目を入力すると自動的に得意先台帳、銀行台帳、従業員台帳、商品台帳が登録されることです。 次回からはこれらの登録された項目をプルダウンメニューで選ぶことができます。請求書を作成するには日常メニューの「請求書」を選びます。 カラの請求書が出てきますから必要項目をワープロで記載するように入力します。「得意先名」というボックスの横の「+」 プラスボタンがあります。ここをクリックすると得意先登録メニューがでてくるのでここに記載します。この「+」 ボタンの機能は他の項目でも同様です。ここで注意が必要なのは二重登録です。まず、 得意先名ボックスをクリックして開き既に登録されていないか確認してください。検索キーの振り忘れなどが二重登録の原因となります。 ここで登録した「担当者名」は給与明細の発行にそのまま使えます。
「準備周到方式」ではあらかじめ得意先先台帳や商品台帳を作成しておきます。この場合は設定メニューで得意先設定、 商品設定等を行っておきます。しかし、ワープロ等で作成していたものから経理ナビに切り替える移行期に、 あまり準備周到にと考えるといつまでも移行できません。いつも請求書を発行している得意先だけ登録しておいて、 すぐに経理ナビで請求書発行をしたほうがよいと思います。「商品名」 については表記を統一するという必要があれば商品台帳を登録しておいたほうがよいと思います。また、 商品と単価との関連付けができるのであれば、単価の入力が不要となりますので。個々の状況によるでしょう。

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検索キーについて

販売管理ソフトなどを使っており場合「社長の経理ナビ」の請求書は使わないという場合もある。 販売管理で在庫管理までやっている場合社長の経理ナビの請求書機能では確かに間に合わない。しかし、この場合でも収支管理ソフト、 資金繰り予測ソフトとして使うことができる。このソフトは請求書の作成、保存機能が欲しい人にとっては、まず請求書ソフトであり、二次的 （ついでにというか自動的に）に回収予定や資金収支予測に使えるということになるが、 使用目的が収支管理であれば逆に請求書機能は付録である。

今回は販売管理ソフト等を使っている場合を考えてみる。この場合に利用目的は「収支管理」と「資金予測」である。 請求書は別個に作成され発行されていいるのであるから、この場合は、請求書の発行データを入力すればよい。その項目は「相手先」「請求日」 「金額」「回収予定日」である。入力方法は取引カレンダーの請求日をクリックして「売上・回収取引の入力」で入れるか「取引一覧表」 から新規取引を選んで登録する。その他にも「収支予定表」から「実績」を選んで入力する方法もある。これで「売掛金の発生」（請求）と、 「売掛金の消滅」（回収）という二本の取引が登録され収支予定表で収支の計算が行われる。

取引先が多数あり、個別の回収管理は不要という場合もあろう。この場合は売掛債権を回収期日別にグルーピングして管理するという方法もある。 この場合は「得意先名」を「翌月末入金売上」とか「翌々月10日入金売上」 という名称を作成してしまえばよい。これで個別に入力する必要はなくなる。

このところ、ビズソフトの社長の経理ナビで請求書を発行してみようというお客さんが何件かあるので、私なりに「こうやってみたら」 ということを書いておきます。まず、最初に経理ナビで請求書を発行するメリットをまとめておきます。

経理なびで請求書を作るということは「電子データ」を作成するということになる。一番の基本であるが、 電子データの特徴をしっかり理解しておきたい。

（１）データを探す「検索性」

電子データにすると「探す」ということが非常に楽になる。電子データのメリットは検索性の向上にあるが、 特に経理ナビのような業務ソフトは目的が特化しているだけに、これらの特徴が明確だ。

ともかく今すぐ経理ナビで請求書を作成したい（マニュアル読むのいや）という方のために、一言。業務系ソフトは、 一番多いだろう思うユーザーを対象として「初期値」が設定されています。これらの設定は自社に合わせて変えることができます。

「明細設定」

請求書画面では「明細設定」ボタンがあります。ここでは、請求書の明細項目名を変更できます。

「送付メモ等」

同じく請求書画面には「送付メモ等」というボタンがあります。ここには初期値として「拝啓　時下ますます。。。」 という文章が記載されています。これは自由に変更できます。また印刷しないこともできます。

「印刷オプション」

印刷かDocuWorksボタンを押すと一括印刷 （指定期間のまとめ印刷）や、請求書のカラーパターン、用紙の余白などの設定ができます。

「詳細設定」

印刷ボタンを押したら「詳細設定」というボタンがあります。ここでは、帳票タイトルや印刷する項目を指定できます。ここで「対象期間」 「支払期限」「送付メモ」などを印刷するかどうかの選択ができます。

経理ナビの請求書の「件名」欄は、仕訳書き出しすると、そのまま仕訳の「摘要」文字列となります。

空欄にせず、意識して記入してください。

請求書としても不自然でない表記が求められますから、

まとめ請求等、特に件名がない場合は「5月分ご請求額」「5月分ご請求明細」などとしてください。

※Ａさん、ありがとうございます。データみて「なるほど」と気がつきました。