「社長の経理ナビ」で受注管理
ビズソフトの社長の経理ナビで 「受注管理」ができなかいかと思いついた。いきなり応用編だが、結論からいえばこれで十分可能。
使う帳票は「請求書」と「取引一覧表」。ここで言う「受注管理」は次のようなイメージであり、 小規模企業がこれをやろうとすると結構大変であるが、みんな苦労しながらやっている。
受注から代金回収まで、およそ次の順番で推移し、常に「今」がどうなっているかが個別にわからなければなない。
ビズソフトの社長の経理ナビで 「受注管理」ができなかいかと思いついた。いきなり応用編だが、結論からいえばこれで十分可能。
使う帳票は「請求書」と「取引一覧表」。ここで言う「受注管理」は次のようなイメージであり、 小規模企業がこれをやろうとすると結構大変であるが、みんな苦労しながらやっている。
受注から代金回収まで、およそ次の順番で推移し、常に「今」がどうなっているかが個別にわからなければなない。
社長の経理ナビには「収支予定表」がある。というより、これがこのソフトの目的であり中心かもしれない。また「収支予測グラフ」 というものもある。「予定」「予測」これ以外にも「予想」という言葉がある。いずれも現在からみて将来の事柄だ。 気になって念のため辞書をみる。「予」は、前もって、という意味。後は字の通りである。予定＝前もって定める、予測＝前もって推しはかる、 予想＝前もって見当をつける。同じ将来のことでも予定、予測、予想の順番に確度が高いようだ。
これらが厳密に実務の世界で使い分けられているのか私には知識がない。「予定」ということを考えてみる。商品を納品し（相手の検収も済み） 請求書を出したということは、債権の確定である。通常の会計ではこれを売掛金の発生ととらえ、債権の確定と認識する。しかし、 資金収支という点でみたらどうなるだろう。これが現実に回収されるまでは「予定」である。債務についても同様だ。実務では「資金繰り予定表」 と呼ばれるものがあり、金融機関などから作成や提出を求められることがある。月末や翌月までの予定表なら「予定」 だが半年やそれ以上となると、まだ発生していない債権の回収予定や支払いまで記入することになる。言葉にこだわれば、これは「予定」 ではなく「予測」か「予想」であろう。しかし「予想」はどうも「はずれそう」なことを連想して、具合が悪いのか「予定表」という。
話を本題に戻す。資金繰り予定表の予定は債権が確定していなくても順当に推移すれば発生し回収されるであろうものを記入する。予定表は、 名前は「予定表」でもその実態は「予定」と「予測」が同一のカテゴリで混在している。ところが、である「社長の経理ナビ」の収支予定表は 「予定」と「予測」がきちんと区別されているのである。これは驚きだ。一見、表計算ソフトのセルのようだが、 同一のセルに二重に数値を保持しており、チェックのオン、オフでこれが切り替えられ、収支（すなわち差額）が自動計算される。（続く）
次に支払いついて考える。金銭債務が発生し将来において金銭給付（すなわち支払い）をしなければならない原因の多くは契約による。 この契約は実務では大きく三つに大別できる（全くの私見で学者などの意見ではありません）。
1番目が商品、 サービスの提供の対価であり、日本特有（？）の、〆という慣行によって、支払日が決まっているものである。 会計上は仕入などの相手勘定で買掛金勘定がこのグループの代表だ。
2番目が家賃や金銭消費貸借 （借入金）やリース契約のように、過去に結んだ契約により金銭の支払日も、金額も決まっているもの。 会計上の勘定科目では地代家賃、借入金、支払利息、リース料などである。
3番目が電気料、 電話料などのグループである。このグループは2番目と同様であるが、 金額が変動する。
将来の金銭給付をこの三つのグループに分けて考えることが、社長の経理ナビを設定する場合のポイントである。収支予定とは、残高 （今いくらある）、と入金予定、出金予定を一つにまとめたものである。したがって、入りと同列に出も考えなければならない。この「出」 の主なものは上記の3グループのいずれかである。
予定、予測、予想という話に戻ると第1グループは納品書が届くたびに支払いの 「予測」が可能であり請求書が届けば、それは「予定」として確定する。第2のグループは、 契約を結んだ時点で、その契約の終わりまで予定が確定する。第3のグループは実績や、 操業予定などから、かなり将来まで予測が可能である。これを収支予定表に登録すれば収支予定表の重要な三つの構成項目である 「出」の設定ができる。
しかし、収支予定表はこれだけではない。続く
ここで予定と予測の話に戻るが、既に請求済みで回収予定が決まっているもの、支払いに関しても確定しているもののみで集計しようとすると、 せいぜい翌月までしか予測できない。これらの確定した予定（ややこしい言い方だが）だけでなく、 これまでの実績などから想定できる売上があるはずである。これ以外にも、建設業などで、工期が長ければ、今月は売上として計上されないが、 3ヶ月先に売上が計上されるというような場合もある。 このように、制度会計では債権の発生ととらえることができないが、継続的に事業を行っていれば「予測」できるものがある。 これらを織り込まなければ３カ月先、半年先の収支予定表は作成できない。社長の経理ナビは、 これらの確定していない数値も扱うことができる。ここまでをまとめると、「予定」と「予測」 という異なるカテゴリーの数値を集計できるだけでなく、別個のカテゴリーに属する数値であることが区分され、 しかも切り替えができるということである。これは紙ベースでは不可能なことである。
前回経理の仕事を6分類してみたが、 その中で一番「高度」な仕事は「資金繰り」だと思われる。「資金繰り」といっても実績表でなく予定表のことである。企業は 「手持ち資金」に「入金予定」をプラスして「支払予定」を差し引くことができれば永続する。当たり前のような話である。 この逆が1回でもあれば、 支払不能ということになる。「資金繰り予定」の計算式は実に簡単であるが、様々な要素があり、実際は難しい。