税理士・ITコーディネータ　阿部隆幸

経理ナビ出納帳

経理ナビでは帳簿オプションを使うと格段に使う勝手が良くなるので、私どもの事務所では、これを使うことをお勧めしてしています。 帳簿オプションを購入（ダウンロード）すると現金出納帳や銀行帳、売上や仕入関係の帳簿が使えるようになりますが、今回は、 まず現金出納帳について。

キリの良いところからは間違い

「経理ナビで出納帳を始めましょう」というと次のような意見？などに出会いますが、いずれも間違っていると私は思います。

キリの良いところから始める。

経理ナビに移行するのでさかのぼって期首（個人なら1月から） からつける。

これはそもそも出納帳が何のためにあるかという根本的なところで考え方が違うのです。

出納帳の目的とは

現金出納帳を何のためににつけるかという目的の第一は金銭管理です。今朝有ったお金から使ったお金を差し引きしたものが手元に有るはずです。 これを確認することが出納帳記帳の目的です。ここで必要なデータ項目は（１）今朝いくらあったか、（２）今日の入金は？（３）今日の出金は？ の3項目です。

金銭管理が目的だとすれば、キリのよいところから始める必要はないのです。金銭管理は必須の業務ですから、日常的にやっておく必要がある、 キリのよいときから始めるという性格のものでありません。「キリのよいとき」という場合、決算が終わったらとか、 来月1日からとかを意識した言葉だと思います。 この考えも間違っています。

過去の取引は残高にすべて凝縮されている

今、手元にあるお金はいくらでしょう？これが現金残高です。この残高は会社を始めて以来のすべての入金と出金の差額です。 過去の入金と出金フローすべてが凝縮されたものが手元の残高です。これからの金銭管理を考えれば、今、 手元に有る残高からスタートすればよいのです。

期間損益計算と現金出納帳

しかし、いかに現金残高に過去のフローが凝縮されているからと言って、過去のフローが分からなければ、今年の決算書は作れません。ここは、 今まで、やっていた方式の金銭管理が記録されたものを使うしかありません。これは、会社によっては手書きの出納帳であったり、 会計ソフトのデータかもしれません。現金出納帳の目的の二番目はフロー（入金や出金の動き）の記録を残して「会計帳簿」 にデータを渡すことです。

経理ナビの出納帳は「作る」のはなく「出来ている」

会社は法令の規定が有る無しにかかわらず金銭管理はやっているし、必須です。 同時に法令上の義務である決算のためにも帳簿を作成する必要があります。経理ナビの出納帳は、「作る」のでなく「出来ている」 と考えると分かりやすいと思います。思い切って「帳簿をつける」という作業をやめてみましょう。カレンダーから「出金」や「入金」を登録し、 一日の最後に帳簿を開いてみてください。残高が計算された帳簿が出来ています。ここで、手元の現金と確認してみてください。

もちろん、取引数が多い会社は、これでは間に合わないかもしれませんが、思い切って「帳簿はつけるものでなく、出来ている」 と割り切ってみるのも一つの方法です。

経理ナビの帳簿を「会計」に送る

出納帳の目的の二番目、入金と出金フローのデータを会計に送って集計しなければ、決算はできません。この点では経理ナビは「仕訳書き出し」 機能があり、テキストデータを会計ソフトに送ることができます。この段階になると「会計」特有の知識が必要になるものもあります。しかし、 日付、支払先、金額、支払の内容がきっちりと記入されていれば、会計データへの変換は必ずできるので安心です。上記の項目は、 金銭管理という点からも必須の項目です。経理ナビで金銭管理を始めた日からのデータを会計に送ればよいのです。

経理ナビの帳簿

経理ナビには次の帳簿があります（いずれも帳簿オプション）。

１．預金通帳

２．現金出納帳

３．売上帳

４．売上回収帳

５．仕入帳

６．買掛支払帳

それぞれに役割と特徴がありますが、従来の会計ソフトと違う特徴があります。その最大の特徴は（私見では）、帳簿は「作る」ものでなく 「出来ている」という考えが根底にあるということです。

企業が帳簿を作成する目的はといえば、企業の活動を記録して、最終的には決算書をつくる、 その構成部分としての個々の帳簿という考え方があります。これは、簿記の目的として当然です。この考え方からすると「現金出納帳」や 「預金出納帳」は、帳簿体系全体の中の一構成部分とうことななります。しかし、企業活動で必要になる帳簿はこれだけではありません。

売掛の消し込みはどうする

一例を挙げます。請求書を発行すれば、そのお金が入ってきたがどうかの消し込みが必要です。売掛金という債権の管理です。日本では古来、 この作業を「帳消し」と呼んだそうです。債権記録（大福帳）を消し込んで消滅した債権と、未回収の債権を管理していたのでしょう。

では、現代ではどうしているかといえば、やはり「帳消し」は、必須の作業で、何らかの形で、どこでもやっています。

売掛帳では消し込み作業はできない

帳消し作業で「売掛帳」は、便利でしょうか。「売掛帳」とは、得意先別に1ページ作られ、 左に請求、右に回収が日付順に記帳され、残高が計算された帳簿のことで、いうまでもなく、これが標準的な帳簿です。 この帳簿を消し込みに使うには欠点があり、不便です。日付順であり、請求と回収の関連づけがなされていないので、 分かり難いのです。しかし、ある一定期日（例えば今月末）債権残高の検証のため、この形式はどうしても避けられません。 まわりくどい説明ですが、実際に消し込み作業をやっている人ならすぐにわかると思います。なぜなら、消し込み作業は、 売掛帳を使わず独自の方法でやっていると思われるからです。

現代の「帳消し」は「売上回収帳」で

経理ナビの「売掛回収帳」は、この消し込み作業をやるために特化した帳簿です。売上債権とその回収は関連づけがなされています。 実際に試してもらうのが一番手っ取り早いのですが、経理ナビを使うと「消し込み」は、次のようになります。

経理ナビで請求書を発行すると

経理ナビで請求書を発行（若しくは売上を登録）すると次の帳簿が自動的に作成（記帳）されます。

売上帳の請求欄

売上帳の回収欄（予定としてブルーで表示）

売上回収帳の売上金額欄

売上回収帳の回収金額欄（予定としてブルーで表示）

預金通帳の入金欄（予定としてブルーで表示）

売上帳は特定の期日（月末等）の債権額の合計を把握するために必要です。

売上回収帳は「消し込み」作業に使います。売上回収帳の消し込み作業は、予定通りに入金があれば、回収欄をチェックします。予定より遅れた、 若しくは一部しか入金されなかった場合は「回収修正」という作業を行います。

回収帳で消し込み作業をすると

売上回収帳で回収作業をすると次の帳簿に記載済んでしまいます。

売上帳の回収欄の予定のブルーが確定の黒に変わり売上帳の記帳が完成する。

預金通帳のの入金欄の予定のブルーが黒に変わり預金通帳が完成する。

最初の話に戻りましょう。経理ナビの帳簿は「作る」のではなくて「出来ている」のです。こう考えて運用すると、 このソフトの使い方が見えてくると思います。

以下、続きます。

大胆な呼びかけですが、経理ナビの出納帳・通帳（預金出納帳）については、こう割り切ってしまうのが、使い方のコツです。順次説明します。

 経理ナビの帳簿の特徴

経理ナビの出納帳・通帳（以下、預金帳等といいます）は、入力時に、「経費」「その他入金」「その他出金」「給与」「賞与」 という取引区分から選ぶ必要があります。お気づきですか？売上や仕入、売掛回収や買掛支払の入力ができないのです。これらは、 請求書を発行する、仕入を登録することにより、あらかじめ記帳済みなのです。給与や賞与も経理ナビで明細を作れば記帳は終わっていますから、 実際には、この取引区分を使うことはないでしょう。

これは、経理ナビが売掛金の管理や支払の管理を、まず、第一の目的としているからです。請求書を発行する、その回収を管理する、 買掛金の支払管理をする、給与の計算をして明細を作る、これらの仕事を「経理」と呼ぶことにします。これら、 どうしてもやらなければならない仕事をすると経理ナビは、自動的に帳簿の重要な部分を作ってくれるのです。

経理ナビの預金帳等は、会計ソフトの現金出納帳などと違って、帳簿からは「入力できない項目がある」 この意味をしっかりと理解しておきましょう。

 経費や借入返済はどうする

これらは、預金帳から入力することができます。しかし、これらも帳簿から入力せず「取引カレンダー」の「経費の入力」「その他出金の入力」 から入力するようにしましょう。これらは帳簿から入力することもできますが、すべて入力は「取引カレンダー」からと割り切ってみましょう。

入力が終わったら帳簿を確認

入力が終わったら「預金通帳」や「現金出納帳」を開いてみてください。手元の通帳と残高を照らし合わせてみてください。「帳簿はつけるな！ できている！」の意味がお分かりと思います。

経理ナビの帳簿を使う上で、理解しておきたいのが「口座間振替の入力」です。

普通預金から引き出した

普通預金に現金を預けた

Ａ銀行普通預金からＢ銀行普通預金へ預け替えた

などは、「口座間振替の入力」で登録します。

 入力の方法

取引カレンダーを開くと「取引の入力」の中に「口座間振替の入力」という項目があります。預金通帳や現金出納帳も、同様に 「口座間振替の入力」ボタンがあります。いずれも、ここから「口座間振替新規作成」へとすすみます。

この画面で「出金元」と「出金先」を指定します。

普通預金に預け入れたのであれば「出金元」を現金とし「入金先」をAA銀行普通預金とします。 金額を入力したら摘要は「AA銀行へ預け入れ」 などとしておきます。この摘要は、仕訳として書き出すときの「摘要」となります。

 仕訳は2本で出る

口座間振替の入力で、登録したものは、2本の仕訳として書き出されます。

上記の例では

（借方）複合／（貸方）現金

（借方）普通預金／（貸方）複合

「複合」は複式仕訳を入力する場合の特殊科目です。

会計ソフトに仕訳を取り込んだ後で、気になるようでしたら、1本の仕訳に訂正してください。

（この説明が分からない方は、なにもせず複合勘定が残っても何も問題はありません）

 定期積立は

口座間振替の入力といっても定期預金や定期積金をどう扱うかという問題があります。

これはこれらの固定性の預金を「資金」と考えるかどうかによります。このあたりは、「資金とは？」 を参考にしてください。

ここでは「資金」と考えない運用を推奨しておきます。

資金扱いしない場合の入力

AA銀行普通預金口座から毎月5日に10万円定期積金が振り返られる、 という事例で記載します。

１）設定メニューの「経費その他設定」で「新規」ボタンを押して、項目を新たに作成します。名称は「AA銀行積立」 などとし、取引区分は「その他出金」、税処理は「税なし」、出金口座を「AA銀行普通預金」 とします。この際金額も登録しておけば、なお便利になります。

これで、このAA銀行定期積金が入力できるようになります。

取引カレンダーの「経費その他」から「その他出金の入力」で「AA銀行積立」 を選びます。預金通帳から入力する場合も同様です。相手先で「AA銀行積立」 を選んでください。しかし、くどいようですがカレンダーからの入力を推奨します。

得意先からの入金が予定通り入ってこない、月末が日曜日で、月末回収予定のものが、翌月になってしまった、などという場合があります。 経理ナビの預金帳等では、回収予定日に予定金額がブルーで表示され残高が計算されていますから、実際の通帳とは残高が違ってしまいます。 このような場合は、次の手順で、回収予定日を変更してください。支払予定日も同様です。

帳簿での回収予定日の修正

回収予定日を変更したい行にカーソルを合わせてダブルクリックします。

売上回収帳画面に切り替わります。

売上回収帳で変更したい行の「左端」にカーソルを合わせてダブルクリックしてください。

回収修正メニューが立ち上がります。ここで、回収予定期日を変更してください。

回収予定期日が分からない、未定という場合は、とりあえず月末を指定してください。

月末で預金残高をチェックし残高照合している場合は、とりあえず翌月の日にちを指定してください。

請求金額を3回に分割して回収する契約で販売した場合には、 次のように回収予定日を登録します。

例

3月末に150万の請求書を発行し、 下記の期日に回収予定

4月末50万

5月末50万

6月末50万

3月末に150万の請求書を発行 （売上を登録）すると売上回収帳では、下図のように150万が4月30日回収予定として登録される。

4月30日の回収予定の行に移動し右クリック （または編集メニューを選ぶ）すると、「関連取引の入力」というメニューがあるので関連取引を追加する。同一操作を、 もう一度行うと回収を3回に分けて登録できるようになる。

4月30日の金額を50万に訂正し、 それぞれ5月31日、 6月30日に回収予定金額50万を登録する。

売上代金の一部回収や分割支払いの場合も同様です。

ポイントは関連取引の追加です。

経理ナビのヘルプにQ&Aがあり、 事例が載っています。

経費の支払いをクレジットカードで行う場合

受取手形や支払手形の取扱い

分割回収

当月回収分と翌月回収分をまとめて受け取った場合

など、かなり具体的な運用が載っています。

こんな使い方もできいたのか、と気づくこともあると思います。

目を通してみてください。

クレジットカードでの支払いについては、経理ナビのヘルプ（Q＆ A） C011に説明がありますからそちらを参照してください。

会計ソフトへの仕訳取り込みを前提とした運用

次のようにやってみてください。

１．設定メニューの「資金設定」でカード会社を登録する。

（例：金融機関名　「BIZAカード」 　預金区分　「その他１」）

２．カードで支払った場合、次のように登録する。

（例：BIZAカードでパソコン購入）

通常の経費登録と同様だが「出金口座」をBIZAカードとする。

３．カードの決済日に「口座間振替の入力」で「出金元」をAA銀行とし 「入金先」をBIZAカードとして、 決済金額を入力する。

カードでの支払いは、勘定科目が多岐にわたる可能性があり、個別に仕訳として取り込むためには、上記のように運用してください。

会計ソフトへ個別の仕訳を取り込まない場合

カード会社を「仕入先」として登録すれば、簡単です。

しかし、仕訳書き出しでは仕入先と勘定科目が1対1で対応している必要があり、 カード支払いは、通常は勘定科目が多岐にわたるため、カード決済の仕訳のみ取り込むこととなります。 明細は会計ソフトで入力してください。

ただし、カードで支払うものがETCだけであるとか電話代だけであるような場合は、 この方式でも運用は可能です。

経理ナビを使い始めるためには、もちろん最低限度の項目設定が必要です。普通の販売管理ソフトや、会計ソフトを使ったことがあると、 データを入れるためには「開始残高」を登録してからと考えてしまいます。しかし、経理ナビは、得意先設定や仕入先設定の「開始残高」 の登録をせず、いきなり使い始めましょう。

開始残高の登録は何のため

開始残高は1回しか登録できません。 根本的な問いかけですが「開始残高」とは何ですか？今現在の残高ですか？何のために登録するのでしょうか？

経理ナビを使う目的は資金収支を計算するため、資金予測のためのはずです。経理ナビでは、次の帳票が「今現在」 を正しく表示していることが大切です。

１．売掛残高一覧表

２．売上帳

３．売上回収帳

４．買掛残高一覧表

５．仕入帳

６．買掛支払帳

これを正しく表示するための「開始残高の登録」。確かにそのとおりですが、この残高は日々変わっていきます。

開始残高を登録する余裕があれば別ですが、むしろ、今すぐ請求書を発行する、支払を管理するなどの実戦的な使い方をしましょう。 残高登録に何日もかかるようなら、その都度修正が必要になってしまいます。

残高を正しく表示させるために

今現在の残高が正しくないと、いつまでも運用を始めることができません。そこで次のような方法がお勧めです。

これから（本日以後）に回収予定がある売上

これから（本日以後）に支払わなければならない仕入

これだけをリストアップしてください。

リストアップする項目は次の3項目です。

１．相手先

２．金額

３．決済期日（回収予定日・支払予定日）

リストができたら、取引カレンダーで請求書を発行した日にちに移動し、そこで売上と回収予定日を登録してください。仕入も同様です。

これで準備完了です。もし、運用を始めて「漏れ」に気がついたら、すぐに補正してください。

帳簿や集計表の意味を考える

売掛残高一覧表は何のためにあるのでしょうか？これは、これから回収する予定のもの管理するためです。予定通り回収されれば「消し込み」 処理をし、予定期日に入金がなければ再請求等が必要です。

買掛残高一覧表は、「どこに、いくら、いつ」支払いがあるかという資金需要を管理するためです。

開始残高の登録に手間取るより「登録しない」という割り切りが必要です。「過去」ではなく「将来」が大切なのです。

得意先台帳・仕入先台帳・商品台帳は既存のものがあればインポートして使うことができます。住所などをもう一度入力する必要はありません。 ぜひ試してみてください。思いの外簡単です。

台帳作成のコツ

次の手順でやってみてください。商品台帳を例に説明します。これがうまくいけば請求書も簡単に入力できるようになります。

１．経理ナビの設定メニューから商品設定を選ぶ

２．一つだけ入力してください

３．ファイルメニューからエクスポートを実行

下記のようなファイルができます

４．このファイルの1行目に項目あります。 この項目にしたがってデータを入力（既存のものからコピー・貼り付け）

５．完成したらCSV形式で保存

６．経理ナビの商品台帳を開いたままファイルメニューからインポートを実行

注意事項

必須項目とそうでない項目があります。

うまくいかない場合はエラーメッセージが出力されますから、これを参考にファイルを訂正してください。

マニュアルの２６３ページに詳細があります。

下の画面は、経理ナビの得意先新規登録の画面ですが、この中に「検索キー」という項目が二つあります。これは、 システム上は必須入力項目ではありません（これを入れなくても登録できる）。しかし、これは運用上では絶対必要な必須項目です。あとで、 この記事などを読んで訂正することがあるとしても迷わずローマ字の「読み」を入力してください。

「富士商事」の検索キー

検索キー１　　FUJI

検索キー2　　H UZI

検索キーとは

経理ナビだけでなく、ビズソフト会計でも、様々な場面に検索キーは登場します。検索キーとは、そのデータにたどり着くための案内役です。 得意先にせよ、摘要にせよ、使えば使うほど数が多くなっていきます。たどり着くための案内役が優秀かどうかで、使い勝手が全く違ってきます。

フィルタ方式の特徴を知る

経理ナビもビズソフト会計も検索キーとフィルタリングの組み合わせで検索します。

富士を例にしましょう。

請求書を富士商事あてに発行しようとしています。請求書の得意先入力ボックスで「F」 キーをタッチすると検索キー「F」 が設定されているもの以外は見えなくなってしまいます。 フィルタで残ったものが数個ならすぐに目的の富士商事を見つけ出すことができます。

便利だなと思います。しかし考えてみてください。もし検索キーを入力していなかったら、Fをタッチした瞬間に目的とする 「富士商事」は見えなくなってしまいます。

全く検索キーを使わず、いつもアタマから探していくなら、それでもよいでしょうが、様々な理由から検索キーは必須です。面倒がらずに、 入力してください。

検索キーのテクニック

ここでも何度か検索キーについては書いてきました。

下記の記事を参考にしてください。

「検索キーについて」

「補助科目の検索キー」

「ビズソフト会計はヘボン式」

「探すということ」

検索キーも使い慣れてくると、独自のルールを決めている方がいます。ご紹介します。

あなたの会社が川口市にあるとします。必然的にアタマが「川口」で始まる取引先が多くなります。川口商事・川口印刷・ 川口郵便局などなどです。この場合検索キーとして「KAWAGU」 などと設定してもせっかくのフィルタがたいして役にたちません。

そこで

KAをアタマにS、 I、 Yをプラスするというルールはいかがでしょう。 是非お試しを。

ちょとしたポイントですが、使い勝手が全く違います。この方式を考えついたお客さんに感謝！

以前 「帳簿はつけるな！できている！」と書きましたが、これを知ると益々そう思うようなことがあります。それが「一括入力」。

これを覚えると1月分まとめて、 一気に帳簿をつけてしまうという離れ業ができてしまいます。

一括入力とはどういことか

ナビゲーションバー（初期設定では表示されているはずですが「ホーム」「売上」「仕入」などとアイコンがついたバーです） のホームをクリックすると、「一括入力」アイコンがあります。これを開いてください。

このシートに、買掛金以外の毎月の支払いを登録しておき、「取引一括作成」ボタンを押して月を指定すると、 ここでシートに登録した取引すべてが預金通帳や現金出納帳などの帳簿に転記されます。 いちいち帳簿に入力しなくても一括して記帳が済んでしまいます。

どう使うか

シートは「毎月」と「隔月」に2枚があり、 もちろん中身は空白になっています。しかし便利な使い方としては、銀行の口座ごとにシート作っていったほうが便利です。 シートは何枚でも作れます。

例をあげて説明しましょう。

AA銀行普通預金の通帳をみてください。 毎月次のような動きがあります。

5日　電話代自動振替

15日　リース料30,000円

20日　借入返済

このうち、電話代と借入返済は、毎月金額が違います。リース料は金額が同じです。

このように支払いをみてみると決まった日に、ほぼ同じ金額というパターンと、決まった日に同じ金額のものがあることが分かります。

これらをシートにすべて登録してしまいましょう。

この場合「ほぼ毎月同じ」ものをどうするかということですが、「だいたい」の金額を登録するか「ゼロ」で登録するか、いずれかです。 どちらでもよいと思います。

どちらの方法でも、「取引一括作成」で帳簿を作ってから、実際の金額に訂正します。

「だいたい」方式の利点

「だいたい」の金額を登録しておくと、帳簿が先行して記帳されている（将来の通帳が記帳されている）ことになります。経理ナビでは売掛回収・ 買掛支払の予定は先行してブルーで記帳（未確定としして）されていますから、これだけで、 月末までや翌月までの資金繰りが明確にみえるようになります。

一括入力の続きです。まず 「一括入力をご存じですか」をお読み下さい。

一括入力を使うとシートに登録した取引をまとめて入力できます。

一括入力を使うための手順は

設定メニューの「経費その他設定」で毎月の自動引き落としなどを登録する。

一括入力を開き新規シートを作成（ＡＡ銀行普通預金など）

作成したＡＡ銀行一括入力シートに「経費その他設定」で登録した取引を登録

登録が終わったら「取引一括作成」ボタンを押して帳簿に入力したい月を選択

上記のように、あらかじめ、毎月ある支払い（電話料、リース料、返済など）を登録してあったほうが、 一括入力シートの作成が素早くできますが、一括入力シートの画面からでも直接登録することもできます。

この場合は一括入力シートの取引区分で「経費」「その他入金」「その他出金」のいずれかを選択し「詳」区分をダブルクリックすると 「経費修正」という画面が出てきますから、ここで設定してください。

請求書や見積書には「明細設定」ボタンがあります。

このボタンを押すと下記のような明細設定ダイアログが立ち上がり、項目の名称を変更することができます。

ここでは「品名」を「現場名」に、「備考」を「作業日」に変えてみました。こうすることで、 より自分にピッタリの請求書や見積書を作成することができます。

同様に「送付メモ」も変えることができますので、お試しください。

経理ナビの請求書の「件名」欄は、仕訳書き出しすると、そのまま仕訳の「摘要」文字列となります。

空欄にせず、意識して記入してください。

請求書としても不自然でない表記が求められますから、

まとめ請求等、特に件名がない場合は「5月分ご請求額」「5月分ご請求明細」などとしてください。

※Ａさん、ありがとうございます。データみて「なるほど」と気がつきました。

経理ナビには、仕訳書出という機能があり、請求書を発行する、 給与明細を作るなどの作業結果を会計仕訳のデータとして書き出すことができます。

一度使うとやめられない便利さですが、まず、最初に、その仕組みを理解してルールをきちんときめましょう。

阿部事務所ホームページに解説を記載しています。

仕訳書出（１）

仕訳書出（２）

仕訳書出（３）

まだ連載は続きます。

（１）から順番にお読みください。

阿部事務所のホームページに「会計ソフトとしての経理ナビ」 を掲載しました。

会計ソフトの使用経験者が経理ナビを「会計ソフト」だと思って使うと、とまどうこともあると思います。経理ナビは確かに「会計ソフト」 ではありませんが、会計データの入力ソフトとして位置づけることもできます。

ちょっと視点を変えれば入力ソフトとしてもても便利な機能がたくさんあります。

どうぞお読みください。