仕訳書出とは

経理ナビには「仕訳書出」機能があります。経理ナビで作成した請求書や、売掛・買掛管理の作業結果、作成した給与明細は会計ソフトの 「仕訳データ」として書き出し、会計ソフトで、これを取り込むことができます。経理ナビを使い始めると、どうしても気になるのが「仕訳書出」 です。ここらで、私の体験をまとめておきたいと思います。

まず、第１回は、私の「仕訳書出」についての、基本的な考え方、そもそも論です。詳細は 「簿記の新しい可能性とビズソフト経理ナビ」として書いておきましたので、そちらをお読みください。

経理をやれば会計は自動化できる

私の定義では会計は経理の一部です。

経理とは、企業（会社組織でない事業者でも）が、どうしても、やらなければならいこと、請求事務、支払管理、給与事務、金銭管理、 そして決算、税金等々一切のことをいいます。会計とは、その出口が決算につながる業務です。会計は経理の一分野であり、複式簿記による記帳・ 決算書の作成を指します。

会計ソフトの役割もつきつめれば、帳簿の作成と集計、そして決算書の作成です。しかし、考えてみれば「仕訳」と呼ばれる会計のデータは 「請求書を発行した」「請求書を受け取った」「売掛金を回収した」「給料を支払った」「営業経費を使った」 などの事実を複式簿記のルールで書いたものです。

とすれば、コンピュータを使って、これらの経理をやっていれば、これらのデータは残っているはずです。

これを「仕訳」＝複式簿記のルール＝に手直しすれば「会計」は自動化できるのではないか？

これが経理ナビの仕訳書出というわけです。

半自動化でもよい

経理ナビで企業の経理が全部間に合えば、ずいぶんと手間が省けそうです。しかし、一部だけでも随分違います。 コンピュータには転記ミスがありません。請求書発行データを書き出すことを考えてみましょう。

売掛金の発生（売上の請求）を複式簿記では

日付　借方　売掛金　貸方　売上　金額　××

と記述しますが、この金額は請求金額のことです。

この金額は、実際に相手に渡した経理ナビの請求書の金額から「仕訳書出」するのですから金額の間違いようがありません。 楽なだけでなく正確な帳簿ができるのです。

仕訳書出は、一部だけ使っても十分有効なのです。

仕訳書出の仕組み

仕訳書出をやる前に、その仕組みを理解しておきましょう。もし、失敗することがあっても仕組みが分かっていれば対処は簡単です。

ルール１

仕訳書出は、CSVという形式のテキストファイルを介して行われる。

経理ナビで請求書を発行した場合を例にします。

請求書を発行するという行為には会計上「仕訳」データとして認識できる次の項目が含まれています。

１．請求日付

２．相手先

３．金額

４．請求内容

このデータは、このまま会計仕訳のデータと置き換えることができます。

１．の請求日付は仕訳の「日付」であり、２．の相手先は売掛金の「補助科目」３．は金額、４．は摘要です。

経理ナビの「仕訳書出」昨日は、経理ナビで作成された請求書の内容から、会計ソフトが「仕訳」として認識できる形式で書き出す機能です。

一方、会計ソフトは仕訳のデータを、そのソフト特有の形式で持っています。会計ソフトが、CSV等のテキストファイルを読み込む機能があれば、 経理ナビの仕訳書出機能で作成されたファイルを取り込むことができます。

書き出したファイルはCSVという形式のテキストファイルですから、 一度「メモ帳」等のテキストエディターで開いてみてください。 カンマで区切られた数字や日本語の羅列になっているのが分かります。これを表計算ソフトでCSV形式を選択して開くと、 きちんと1行で1データになっていることがわかります。

ルール２

勘定科目の指定

複式簿記の基本ですが、複式簿記のデータは最低限の項目として次の4項目のデータで1セットとなっています。

１．日付

２．借方科目

３．貸方科目

４．金額

経理ナビの請求書を例に考えてみましょう。

売上の請求書だから「売上」であるこことはわかります。

これは仕訳としては次のように書きます。

（日付)請求日付

（借方科目）売掛金

（貸方科目）売上

（金額）請求金額

しかし、これは一般的な勘定科目であり、会社によっては（売掛金）でなく（未収入金）という科目を使っている場合もあるでしょう。貸方の （売上）という科目も様々で業種によっては（収入）で、あったり（完成工事高）という科目を使っているかもしれません。

経理ナビの仕訳書出は「初期値」が設定されています。借方科目は「売掛金」であり貸方科目は「売上」です。 何もしなければこの勘定科目で書出ファイルが作成されます。

このことは、むしろ仕入のほうが重要で、初期値は「仕入」と「買掛金ですが、「材料費」とか「消耗品費」 とか様々勘定科目で書き出す必要がありますから、勘定科目の指定をしてから「仕訳書出」をするという2番目のルールを覚えてください。

実はビズソフト会計には「項目置換」という機能がありますから、もし勘定科目の指定をせず、取り込んでしまっても、 取り込み後に会計ソフト側で修正が可能です。

ルール3

取り込みデータは上書きされる。

これは、経理ナビというより会計側の仕様ですが、ビズソフト会計のように、データを取り込むことができる会計ソフトは、取り込み段階で、 その会計ソフトに適合したデータであれば取り込んでしましまします。つまり同一のデータを何度でも取り込むことができるということなります。 是は困った問題で、仕訳がダブってしまいます。

経理ナビは、このことを避けるために一度、仕訳として書き出したデータと、そうでないデータを区分する仕組みを持っています。

仕訳取り込みを二重にしてしまうとミスを防ぐ仕組みは「経理ナビ」側にあるということです。

このあたりが基礎知識です。

経理ナビには、仕訳書出という機能があり、請求書を発行する、 給与明細を作るなどの作業結果を会計仕訳のデータとして書き出すことができます。

一度使うとやめられない便利さですが、まず、最初に、その仕組みを理解してルールをきちんときめましょう。

阿部事務所ホームページに解説を記載しています。

仕訳書出（１）

仕訳書出（２）

仕訳書出（３）

まだ連載は続きます。

（１）から順番にお読みください。

阿部事務所のホームページに「仕訳書出」 の記事を追加しました。

仕訳書出の期間

勘定科目などの設定

です。

仕訳書出のフェーズは

（１）書出仕訳の選択、条件設定

（２）勘定科目などの設定

（３）仕訳の会計ソフトへの取り込み

です。

次回は、最後のフェーズである。仕訳取り込みです。

阿部事務所ホームページに「仕訳取り込み」の記事を掲載しました。

（１）の基本から読んで試してみてください。

（注意）

取り込み作業をやる前の会計のバックアップファイルは残しておいてください。