実は、7月27日から完全にGrooveにはまってしまった。Grooveって何？というかたは、まずこちらを。
http://www.microsoft.com/japan/office/preview/programs/groove/overview.mspx
Grooveは、MS Office2007で提供されるとのこと。現在ベータ版が提供されている。
みた瞬間、これはとんでもないソフトだと直感。
今まで、やりたいと思っても、できなかったことがいとも簡単にできてしまう。
早速、友達に呼びかけて試してみることに。
現在、私の事務所ではお客さんにビズソフト会計を主に使ってもらっている。
http://www.bizsoft.co.jp/index.html
その入力状態が事務所にいながら、確認できたら、チェックできたら、ついでに訂正まででできたら便利。いつもそう考えていても、簡単にできることではない。しかし、しかし、Grooveが両方に入っていると、これが簡単にできてしまう。しかも、なんと「在席情報」がわかってしまう。在席情報とは、その人が（正確にはパソコンがだが）、いるかどうかがわかってしまう。これは、後日「在席情報」を知らせるかどうかのオプションがあることに気がつくのだが、ともかく初期設定のままだとこうなる。
不思議なもので、親しい友人同士だと在席情報がわかるゆえ、電話がくる前に「今、電話していいですか」とメッセージがくる様になった。言い忘れたがメールに相当する「メッセージ」機能がある。これはメッセージを送ると「送信しました」「配信しました」「開封されました」と細かくお知らせしてくれる。
またまたGrooveの話だが、このようなソフトが標準になるとメールは、ほとんど使わなくなってしまうような気がする。つい最近廃止したアドレスにはスパムメールが一日１００以上、現在でもけっこうある。これがやっかいで、フィルタを使うとなぜか、必要なメールが削除されていることがあり、結局タイトルと差出人だけザット目で確認するしかない。
ところがGrooveのようなグループウエアが普及すれば仕事の連絡、普段よく連絡をとる人の間では、メールでなく「メッセージ」を使うようになるだろう。これまでグループウエアといえば常識的に「社内」などの恒久的な組織での導入であるが、今後は簡単にグループを作り又組み替えることができる。
とはいっても、不特定多数の人からの連絡（注文や問合せ）を考えるとメールがなくなるわけでない。
「データの暗号化」必要性は、わかっちゃいるけど、という話である。
暗号化とといっても、事務所にあるデータの暗号化と移動・移送時の暗号化と分けて考えなければならない。私たち税理士の場合、どうしてもお客さんとの間のデータのやりとりがつきものである。とりあえずは、一番ありそうなメール添付の話である。
特にEXCELやWORDそしてPDF、これらは大抵どこのPCにも入っている。盗み見されなくとも、間違った相手に送信してしまえば確実によまれてしまう。そこで暗号化が必要ということになる。これまでだと、暗号メールといえばS/MIMEかPGPということを誰もが考える。
私も、もちろん両方やってみた。なるほどと思う。むしろ公開鍵暗号や、PKIという仕組みの美しさに「魅せられた」。しかし、しかしである。世の中そう「物好き」だけではない。無理やり友達を引き込んで、実験することはできても、なかなか実務に使うことはできない。簡単そうにみえるS/MIMEでも、まず相手に証明書を取得してもらわなければならない。もちろん無料のものだってあるが、取得にはそれなりの手間がかかる。
で、Grooveの話である。Grooveの細かなことはわからないし、なにせ日本語版はまだ発売されてすらいない。しかし、送受信時はもちろん、PC本体にあるときもデータは暗号化されているのだという。使う側は「暗号化」する「復号」するとう意識は全くない。これなら使えるというのが実感。第一、送信する必要すらない。決まったエリア（ワークスペースという）にあるファイルを共有しているのだから。
知る人ぞ知る、実はやってみないと気がすまない性分。
税理士事務所とお客さんの双方に、これが入っていたらどうなる？ベータ版なので、その旨、理解していただいた上で、実験してみた。
とりあえずは、会計データファイルの共有。結論から言えば、一度Grooveを使うと、もう、これなしの仕事は考えられない（以下、マニュアルもないので使ってみて多分こうなっているんだろうということですが、ちなみにベータ版のヘルプは英語のまま）。
データはローカルマシンにある。したがって、通信環境がわるくても関係ない、オフラインでも作業ができる。
一日のうち、どこかで、双方のPCがオンになっている時があれば、ファイルを同期する。
こう書くと、両方が同時に同一ファイルに加工を始めたらどうなるかが気になる。これも試してみた。具体的にはこんな感じ。
１）ファイルAを阿部は加工を始める
２）少し遅れて佐藤さんが同一のファイルの入力を始める
３）阿部は加工を終えて、保存する（ファイルはBとなる）
４）佐藤さんが保存しようとすると、すでにファイルはBの状態となっているので、コピーという名前が付されて別個のファイルとして保存される
こんなふうになります。もっとも在席状態がわかるので、両者が同時に加工するという問題は、簡単に避けられる。「いま、チェック中です」とメッセージを送ればいい。
しかも、Grooveの中で作業していれば、すべて暗号化されているので、これまで、どうやって安全にファイルのやり取りをしようかとか考えたが、もうその必要なし。そもそもファイルの転送をする必要がないのだ。前にも書いたが、やはりPGPやS/MIMEは、使い慣れればなんともないが、一般のお客さんに使ってもらうには敷居が高い。
引き続きMS-Office2007 Groove（ベータ）の話題。
このソフトだけは、一人で実験はきつい。この手のものを頼めるとしたら「税理士事務所の情報管理」
http://www.gyosei.co.jp/home/books/book_detail.html?gc=5106963-00-000
の執筆メンバーしかいない。
この本の執筆もグループウエアは使った。しかしGrooveがあれば、躊躇なくこれを使っただろうし、間違いなく効率は何倍にもなっただろう。
理由はいろいろ考えられるが、共同スペース作業していると実感（在席状態の表示）。それも、いるのかいないのかだけでなく、現在このスペースで作業しているのかいないのかなどがわかる。
もう一つ、上記と矛盾しているようだが、グループウエアで作業しているとう「意識」「実感」がない。いわば自動的に共同作業になっているということだ。
こればかりは使ってみないとわからない。
今日、私としては遠出。東京駅から１時間ほど新幹線に乗った。１年に１回というペースだがＴ社の決算業務だ（お世話になりましたＴさん）。持参したモノは、愛用の４色ボールペンと電卓（実は使わなかった）とＳＫＹＰＥ用電話機。
ここ２、３年はＵＳＢメモリに会計ソフトのデータや様々な資料を入れて持参していた。その前はノートＰＣと紙の資料を持っていった。ところが、ついに今年は何も資料を待たずに行った。このお客さんにはGrooveベータを入れてもらっていた。
会計データ（ビズソフト会計）はGrooveで作業していただいている。おおよそこんな感じ。
２、３日前から、ディスカッションで疑問点を解決しておいた。前日に改めて確認、未処理項目をディスカッションに記載。
今日はお客さんのＰＣのGrooveで作業。必要資料をスキャンしてドキュワークスファイル作成、Grooveのファイルにコピー。
中臣税理士の記事
「事務所においてあるPCは、顧客が電源を入れていないと古いデータのままである。つまり、事務所のPCの電源を落とすことなく、あるいは、ワークスペースの誰かがPCを入れていることが必要となる。」
確かにそのとおりで、運用上の約束が必要となります。http://www.nakatomi.gr.jp/blog/2006/09/groove2007.html
まず、ワークスペースのメンバーがどうなているかが関係してきます。通常、昼でしたら事務所のＰＣは、ＯＮになっています。
問題が発生するとしたら、次のような状況でしょう。
１）土日や深夜に、お客さんがファイルを更新して、ＰＣの電源をきる。そのとき事務所のＰＣはＯＦＦになっている。
２）事務所でファイルを更新。このときお客さんのＰＣはＯＦＦになっている。インターネットに接続せずに、お客さんがファイルを更新。
何せまだ発売されていないのだから、Grooveを使っている税理士事務所は、ほとんどないはず。そういうわけで、感じたことを書いておきます。
最大の目的は会計ソフトデータファイルの共有。うちでは、ほとんどビズソフト会計を使っている。Grooveで作業すると、お客さんが、いつデータを開いて、入力しているか分かる。
まず、変わったことは、お互いに在席状況がわかるこことから、非常に緊密感が増すことだ。事務所にいながら、Ａさんは今、会計データ開けて作業しているというようなことが分かる。これはお互いにだ。
Grooveには、様々な「通知」機能があり、こまかな設定ができる。当初はワークスペースも友人と作ったものだけだったので、 「メンバーがこのワークスペースに入ったら通知する」という設定にしておいた。こうしておくと、 メンバーの誰かがワークスペースで作業するか、参照すると、通知される。これは便利だ。しかも、どのツールで作業しているかわかるので 「おっ、Ａさん、入力を始めたな」とすぐわかる。
ところが、ワークスペースの数が増えてくると一日中「通知」が鳴りっぱなし（音声と画面と両方で、このあたりも自由に設定できる）。 結局、この通知機能は全部オフにした。
引き続きですがGroove2007（beta）を使って気がついたことを書いておきます。会計ソフトのデータを共有する場合ですが、 いつも起動しておかないと次のような問題がおきます。
（ファイルの二重化）
Grooveを起動し、直ちにGrooveのファイルスペースにある会計ファイルのデータの入力を始めると、 実はそのファイルは共有者によって、訂正や入力がされている可能性があります。もし、自分以外の共有者がファイルの訂正や入力をしていれば 「未読ファイルがあります」と通知が出るのですが、そのダウンロードの時間だけは、待つ必要があります。もちろん通信速度にもよりますが、 ワークスペースの数が増えてくれば順番に更新していきますから、やや時間がかかります。自分以外の共有者が訂正や入力をしていたとすれば、 ファイルが二重になるというやっかいな問題がおきてきます。
中小企業や個人事業者などがパソコン会計ソフトを使って、自社の会計処理を行うということが一般的になってきました。しかし、 会計処理が正しいのか、税務上はどう判断すべきかなど、専門家のアドバイスは十分に価値のあるものだと思います （税理士という立場で手前味噌というやつでしょうか）。 この場合Grooveを使って中小企業と税理士が会計データの共有することが最上の選択だと思うようになりました。
１）コストを少なく、様々なデータ共有ができる（まだ販売価格は不明ですが）
２）ソフトをインストールするだけで面倒な設定が不要
３）暗号化されている
Grooveの機能整理は中臣税理士が始めているので、そちらをご覧いただくとして、 中小企業が税理士事務所と会計ソフトのデータを共有する場合、次の二つの方法が考えられる。
（１）ワークスペースのファイルツールにデータを置き、双方がこれを参照加工する
（２）会計データはは、今までと同様の場所に置き、入力、チェック終了、 一日の終わり等の作業の区切りごとにワークスペースのファイルツールに置く
（１）が基本形であると考えるが、一長一短なので、Grooveの機能を理解した上で選択したい。
Grooveを使って、会計ソフトのような比較的大きなファイルを共有する場合、 ワークスペースの他のメンバーがファイルを更新すると、ダウンロードが終わるまで、時間がかかることがあります。 もちろん通信速度に左右されるのですが。この場合は一瞬「ワークスペースが消えた」と勘違いします。
Groove （グルーヴ）を使い始めてほぼ半年。現在ワークスペースの数を数えたら60を超えていた。 仕事関係もあればそうでないものもある（初めて読まれる方はこちらを参照してください）。 一言で感想といえば「これは画期的なソフトだ」「仕事のやり方、そのものを変えてしまう」である。 実際にどうなるかということは体験してもらうのが一番早い。
一番最初に試してみたのが事務所内での利用である。使ってみて、即、日程表はGrooveに移行した。 すぐに使えるのがファイルツール、予定表ツール、ディスカッションツールである。
１月26日第五回のGroove研究会を行った。Groove研究会といっても、Grooveに興味があり、 これを使うためのノウハウ等を勉強し相互交流を目的とする少人数の研究会である。これまでの申し合わせでは、 中小企業に視点をおいたGrooveを使った業務の効率化、あり方等の研究、普及であって、 会自体の活動はビジネスを目的としないなどである。
第五回研究会では、実際にGrooveを使って、税理士事務所と顧問先企業が会計ソフトを共有した場合を想定して「実演」してみた。 今回は税理士業界誌紙の記者３名が参加してくれた。
ちょうど確定申告の期間中にGrooveの試用期限がきたので、 製品版に変換した。Grooveを使っての初めての確定申告である。 今回は税理士事務所と顧客という使い方ではなく、事務所内部の使い方の紹介である。
確定申告書の作成といっても、事務所内部で完全に何から何まで一人で行うというとはめったにない。やはり、 一人の申告書の作成は一つのプロジェクトであり、関係する者のコラボレーションだ。せっかくGrooveがあるのだから、 確定申告一つについて一つずつワークスペースを作成した（もちろん非常に簡単なものは作成しないが）。 そのワークスペースのファイルツールに前年、前々年の会計ソフトのデータや申告書をおいた。必要な場合はメモや資料もおいた。 基本的にビズソフト会計に移行したので、前年度ファイルを繰り越せば１８年分の入力ができる。ここで、関係者の招待である。 関係者といっても今回の例では事務所の職員だけである。これで共同作業が可能となる。 到着した資料で参照が必要なものはスキャナにとってファイルツールにおいておく。その他に、 ディスカッションツールに進行状況をメモしておけば、進行状態がわかる。
ノートパソコンにもワークスペースの複製があるので、 ノートパソコンを持って外で打ち合わせ入力等の作業を行い事務所に帰ってネットワークに接続すれば事務所パソコンのデータが同期される。 縷々書いても、使ってみないことにはわからないと思うが、Grooveで仕事が変わった。 どこが変わったか（次に続く）。
何が変わったのかと考えてみると、まず作業ファイルの置き場所である。確定申告に使うツールとデータは、会計ソフトのデータ、 スキャナでとった資料、EXCELで作成したメモ、 所得税申告ソフトのデータなどである。これらは昨年までは、それぞれバラバラのところにあった。今年は、 申告書作成を一つのプロジェクトと考え、ワークスペースを作成した作業中に必要なものは全部そこに置いた。ただ、 残念なのは所得税申告ソフト（「魔法陣」を使っている）のデータだけは、1件につき1ファイルでないので、 これができない。これについては作業結果をドキュワークスで出力してワークスペースに置いた。
こうした場合のメリットはというと、まず、資料を探す手間が省ける。 昨年の資料や申告書も含め参照すべきデータ、作業するファイルが１か所にあるということは言うまでもないがとても便利だ。また、 作業をいつ中断しても片付ける必要がない。来客があればワークスペースを閉じるだけ、これも便利だ。
更に、複数で同時に作業することができるようになった。特に忙しい時期にはありがたい。 ネットワーク対応の会計ソフトでない限り、参照するだけといっても同時に複数の人がアクセスすることはできない。 ところがGrooveを使うとこれができる。もちろん、ファイルのコピーを作成すれば同時に参照できるが、 安易にコピーを作ることはできるだけやらないほうがよい。 データ管理という点からは基本的にバックアップ以外のコピーは作らないというのが私の考え方だ。
もう一つ、この時期には外部での作業のため、ノートパソコンの持ち歩きが多い。出先でパソコンを借用できるときは、
USBメモリで必要データを持ち歩く。いずれにしても事務所に帰った後で事務所のパソコンに作業ファイルを戻さなければならない。
このファイルを戻すという作業が、後回しになったりすると、ファイルの新旧を混乱してしまい、
古いファイルで作業を継続してしまうという失敗も起き勝ちだだ。ところがノートパソコンにワークスペースの複製を作っておき、
出先で作業をして事務所に帰り、LANに接続すれば、作業結果であるファイルが同期するので、
すぐに他のメンバーも含めた共同作業が可能となる。
Groove内のデータは暗号化されているので、安全性も高くなるというメリットもある。
パソコンの入れ替え、入れ替えたパソコンのトラブルで、Blogを書くのも久しぶり。
4月9日に第6回のGroove研究会を行った。 当初からの予定にあったことだが、ようやく6月初旬には数十名規模の会場でセミナー （というか経験交流）を行うこととなった。詳細が決まればお知らせします。
今回の研究会で出た話題の一つが「誤送信」。誤送信とは、間違って、違う相手にメールやFAX、 文書などを送ってしまうミスのことだ。実際に各種の調査でも、情報漏洩の原因のトップが意外？にもこれだ。 自分のミスでなくともまちがいFAXが届いたとか、 宛先違いのメールが届いたというような経験は誰でも1回は経験があるのでないだろうか？ 研究会の参加者も大抵こういう場面に遭遇した経験があるようだ。この誤送信というやつは、「ささいなミス」 ではあるが内容や相手によっては大変なこととなる。
本題のGrooveの話しであるが、 これを使うと誤送信が、かなり防げる。まず特定の相手だけということもあるが、用件のやりとりをメッセージボード（掲示板） で行う、ファイルのやりとりをファイルツールで行うというふうにすれば、仮に間違いがあっとしても、 気がついた時点ですぐに削除すればよい。メールやFAXと違って 「取り返す」ことが可能なのだ。それ以前に、ワークスペースのなかでのメッセージの書き込みや、 ワークスペースにあるファイルを使っての作業なので、ほとんど勘違いや間違いがない。第一、会計ソフトの操作という点では、 これを送信したり、受信したりという作業が存在しないので間違えようがない。
５月は３月決算法人の申告で大抵の税理士事務所にとって繁忙期だ。
確定申告のときもそうだったが、GROOVEを使って初めての５月ということで、 事務所のルールをやや改定した。
決算、申告書の作成を一つのプロジェクトとすると、このプロジェクトは有期（期限がある）である。有期のプロジェクトには、 それ専用のワークスペースがあったほうがよい。
もう一つ、普段のワークスペースは事務所のメンバーとお客さん双方がメンバーである。ところが、 事務所内部での進行状況などの管理は別個のところでやるべきであり、これは、上記のサブプロジェクトである。したがってメンバーも違う。
以上から事務所内部の決算専用ワークスペースを作って作業することとした。結論から言えばこれは十分な成果があったと思う。 さらにGROOVEがなければ絶対できないことが、 他の税理士との共同作業だ。決算、申告業務で、他の税理士と共同で受託しているものがある。この場合でも、 GROOVE内で作業すれば意識せずとも作業結果 （成果物：具体的には会計データのファイルであり、様々な検討資料であり、科目明細等である）の引き継ぎが終わっている。
確定申告時期にも書いた記憶があるが唯一残念なのが「魔法陣」だ。永年申告ソフトは「魔法陣」を使っているが、ファイル管理が独自であり、 単純にデータ共有ができない。使いやすいソフトだけに何とかならないかと思う。
Grooveに、 音声メッセージの機能があることに最近気がついた。これは使い方によっては非常に便利なツールだ。
音声チャットについては最初から気がついており試してみたのだが、これはワークスペースのメンバー全員が対象。 面白いとは思ったが何やらトランシーバーで話しているようで、実際に使う場面を想定し難かった。ところが音声メッセージは使える。 要は音声でメールを送るという機能で相手を特定できる（CCメールのように使うこともできるが） 。
気がついたのはお客さんからきたメッセージにスピーカーのアイコンがついている。もしやと思いボタンをクリックすると無音。 どうやら間違って録音ボタンを押したようだ。よくみるとメッセージの画面に録音ボタンらしきものがある。 試してみると実に簡単で録音ボタンを押してマイクで話し、終われば同じボタンを押すだけ。後は送信。 私のPCはSKYPE用の電話機がさしてあるので実際は電話機を使う。
さてどういった用途が考えられるか？まず、急いでいてキーボードを打つ余裕がないとき「これから出かけます。 すみません10分遅れます」 というような使い方。これはたまに使っている。始めてメッセージが届いた相手は「何だ。カラのメッセージを送ってきて」 とおもうかもしれないが大抵は気がついて聞いてくれる。
もう一つ、キーボードを打つのが苦手な人でもメールが使えるようになる。これは大きい。 一時話題となったデジタルデバイドを解決するツールでもあるわけだ。
ただ、気をつけなくてはいけないことは、相手の状況を念頭に置くこと。 受信者が会議中にメッセージを開き何気なくボタン押したら大音量でスピーカーから音声が、ということにもなりかねない。
まだまだGrooveには知らない機能がたくさんありそうだ。
ベータ版導入が去年の7月だから、 10ヶ月経過しようとしている。 お客さんのところも大分入ってきたので、このあたりで今までの経験をまとめておく。これから導入を検討する場合も、 どのくらいのスペックのPCなら動くかということは興味のあることであろう。 以下のお話は私の実体験であるが、様々要因が左右するので原因の切り分けは不可能であることはお断りしておく。
私がGrooveを使い始めた最大の理由は会計データの共有である。 これを使えば、ファイルを送信するという必要性がなく、双方で最新のものを参照し、加工、入力ができる。 何らかの手段で送信していた時代はファイルの二重化は、起き勝な問題点であった。経験した人ならわかるだろうが、 これが会計データなどだと、実にやっかいで、極端な話、チェックして訂正するより、 最初からやり直した方が早いとさえ思えるときすらある。
6月11日東京税理士会葛飾支部でGrooveの研修会が開催され、 マイクロソフトの松田誠氏、ビズソフトの中尾安芸雄氏とともに、私も講師をつとめさせていただいた。 私の担当パートは中尾氏等とともに、税理士事務所とその顧客との間で会計データやその他の情報を共有した場合に「実演」。 もちろん税理士業界では始めてのGrooveの研修である。
７月４日税理士会川口支部情報システム委員長の呼びかけでGROOVE勉強会を実施した。 セミナー形式ではなく、各自ノートＰＣを持ち込み、体験版のインストールから実際の操作までオンライン環境で行った。 このソフトだけは、自分で体験しないと、使い方が実感できない。こういった少人数で教えあうような勉強会は必要だ。
10月19税理士会川口支部で会員対象のGroove研修会を行った。 参加者は20名ほどで、 講師は川口支部大谷情報システム部長と浦和税理士法人松波竜太氏それに私。前半はGrooveで何ができるかということを税理士事務所に合わせた自作パワーポイントで大谷部長が解説。 後半は実際にGrooveを使ったやりとりを松波氏と私で 「実演」。このソフトだけは「来て、見て、さわって」でないとイメージがわかない。